Hot Desking czy Agile Working, co jest lepsze?

Jeśli chodzi o stworzenie idealnego środowiska biurowego, z najwspanialszymi meblami biurowymi, najlepszymi systemami i najszczęśliwszymi pracownikami, istnieje wiele pól, które trzeba zaznaczyć. Jeśli zastanawiasz się nad całkowitą zmianą sposobu pracy, ważne jest, abyś przeprowadził badania i włączył swoich pracowników w proces podejmowania decyzji lub dyskusji. Pamiętaj, że ta zmiana dotyczy ich bardziej niż kogokolwiek innego i jeśli chcesz utrzymać wysokie morale, doceniaj ich opinie i przemyślenia!

Oczywiście nie trzeba tego mówić, ale zaskakujące jest, jak wiele firm wprowadza takie zmiany bez konsultacji z osobami, które faktycznie wykonują pracę. Nie chodzi tu o zwykłą wymianę mebli biurowych czy zmianę dostawcy papieru lub tonera, ale o zmianę całego porządku funkcjonowania przestrzeni, w której pracujesz.

Istnieje kilka systemów biurowych, które są modne w świecie biznesu, ale chyba żaden inny niż "hot desking" - wystarczy wypowiedzieć te słowa, a większość pracowników przewróci oczami z pogardą. Hot desking nie jest tak popularny, ale jest to system, który sprawdza się pod względem produktywności. Istnieją jednak inne systemy, którym można się przyjrzeć, a jednym z nich jest tzw. praca zwinna.

Aby pomóc Ci rozważyć, który z nich będzie najlepszy dla Twojego biura, zanim wybierzesz się do sali konferencyjnej i omówisz go z pracownikami, omówmy te dwa systemy nieco bardziej szczegółowo.

Co to jest Agile Working i Hot Desking?

Praca zwinna to elastyczny sposób pracy, który pozwala pracownikom samodzielnie decydować o tym, gdzie i jak chcą pracować. Oczywiście, istnieją procedury w zakresie procesów, np. od punktu wyjścia do punktu zakończenia, ale pomiędzy nimi istnieje pewien margines swobody dla personalizacji.

Idea pracy zwinnej polega na tym, że pracownicy nie muszą siedzieć przy swoich zwykłych biurkach, a danego dnia mogą czuć się bardziej produktywni, pracując w pomieszczeniu do odpoczynku lub w stołówce. Chodzi tu o swobodę wyboru, ale wiąże się to z pewnymi wyzwaniami dla środowiska biurowego pod względem osłony.

Z drugiej strony, hot desking to sytuacja, w której nikt nie ma własnego, indywidualnego miejsca przy biurku i wybiera miejsce, w którym siedzi danego dnia, w zależności od zadania, jakie ma do wykonania.
Mogą na przykład wybrać miejsce obok osoby, z którą współpracują, lub wybrać cichszą strefę - korzystając z poduszek biurowych, ekranów lub paneli akustycznych - aby skoncentrować się na pracy.

Największą bolączką hot desking jest to, że nikt nie ma własnego biurka, co może wywoływać niepokój wśród niektórych pracowników. Z drugiej strony, pozwala to pracownikom skupić się na zadaniach w najlepszy możliwy sposób, np. siedząc w miejscu, które pozwoli im wykonać je najlepiej, jak potrafią. Pomaga to również stworzyć więcej przestrzeni w biurze, ponieważ układ może być bardziej kreatywny lub płynny, z obszarami współpracy itp.

Jak widać, te dwa systemy są dość podobne pod pewnymi względami, ale różnią się pod innymi. Który z nich jest więc najlepszy? To naprawdę zależy od środowiska biurowego, zadań do wykonania przez pracowników i ich ogólnej sytuacji. Czy uważasz, że zainstalowanie systemu hot desking, w którym nikt nie ma przypisanego biurka, spowoduje niepokój u któregoś z pracowników? A może uważasz, że dobrze by sobie z tym poradzili? Ważne jest, aby przemyśleć ten czynnik, ponieważ będzie on miał ogromny wpływ na morale.

Czy uważasz, że zwinny sposób pracy jest bardziej odpowiedni dla Twoich pracowników, czy może brakuje Ci miejsca, w którym mogliby usiąść?

Rozważenie wszystkich opcji pomoże stworzyć najlepsze i najbardziej produktywne środowisko pracy dla firmy i poszczególnych pracowników.